Tieto zásady vysvetľujú, ako Zväz slovenských filatelistov spracúva osobné údaje v súvislosti s webovým sídlom SLOVPHILEX 2027 (www.slovphilex2027.sk), prípravou a uskutočnením svetovej výstavy známok a komunikáciou s návštevníkmi, vystavovateľmi, národnými komisármi, členmi poroty, partnermi, dobrovoľníkmi a ďalšími spolupracujúcimi osobami.
1. Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľom osobných údajov je:
Zväz slovenských filatelistov
Radlinského 2101/9
812 11 Bratislava – Staré Mesto
Slovenská republika
IČO: 00178039
E-mail: gdpr@slovphilex2027.sk
Vo veciach ochrany osobných údajov alebo pri uplatňovaní svojich práv nás môžete kontaktovať na uvedenej e-mailovej alebo poštovej adrese.
2. Aké osobné údaje spracúvame
V závislosti od spôsobu, akým používate webové sídlo alebo komunikujete s organizátormi výstavy, môžeme spracúvať najmä:
meno a priezvisko,
krajinu, organizáciu, klub alebo združenie, ktoré zastupujete,
funkciu alebo postavenie v rámci výstavy,
poštovú adresu,
e-mailovú adresu a telefónne číslo,
údaje uvedené v prihláškach, nomináciách a ďalších výstavných formulároch,
údaje o exponáte a účasti na výstave,
fakturačné a platobné údaje, ak je to potrebné,
fotografiu, podobizeň alebo audiovizuálny záznam,
obsah správ a ďalšej vzájomnej komunikácie,
IP adresu a technické údaje o zariadení, prehliadači a návšteve webu,
nastavenia súhlasu s používaním súborov cookies.
Osobitné kategórie osobných údajov podľa článku 9 GDPR prostredníctvom webového sídla zámerne nepožadujeme.
3. Účely a právne základy spracúvania
3.1 Komunikácia a vybavovanie žiadostí
Ak nás kontaktujete e-mailom alebo iným uvedeným spôsobom, osobné údaje spracúvame na vybavenie vašej otázky, žiadosti alebo podnetu.
Právnym základom je vykonanie opatrení pred uzatvorením príslušného vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR alebo náš oprávnený záujem na riadnej komunikácii a organizácii výstavy podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
3.2 Prihlášky, nominácie a účasť na výstave
Údaje uvedené v prihláškach, nomináciách a výstavných formulároch spracúvame najmä na:
prijímanie a posudzovanie prihlášok,
evidenciu vystavovateľov a exponátov,
komunikáciu s účastníkmi, národnými komisármi a členmi poroty,
zabezpečenie organizačného a odborného priebehu výstavy,
hodnotenie exponátov a zverejnenie výsledkov,
vykonanie finančných a evidenčných úkonov súvisiacich s účasťou.
Právnym základom je vykonanie opatrení na žiadosť dotknutej osoby a plnenie príslušného zmluvného alebo účastníckeho vzťahu podľa článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri plnení účtovných, daňových alebo iných zákonných povinností je právnym základom článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
3.3 Organizácia a prezentácia výstavy
Mená, funkcie, krajiny a profesijné alebo organizačné zaradenie členov organizačného výboru, národných komisárov, členov poroty a ďalších oficiálnych spolupracovníkov môžeme spracúvať a zverejňovať na účely transparentného informovania o organizácii medzinárodnej výstavy.
Právnym základom je náš oprávnený záujem na zabezpečení, prezentácii a dôveryhodnosti výstavy podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Portrétnu fotografiu a adresnú pracovnú e-mailovú adresu zverejňujeme na základe súhlasu dotknutej osoby podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR, pokiaľ sa v konkrétnom prípade neuplatňuje iný primeraný právny základ.
Súhlas môžete kedykoľvek odvolať prostredníctvom adresy gdpr@slovphilex2027.sk. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním.
3.4 Fotografie a záznamy z podujatia
Počas výstavy a súvisiacich verejných podujatí môžu byť vyhotovované dokumentačné fotografie a audiovizuálne záznamy. Môžu byť použité na informovanie o priebehu výstavy, prezentáciu jej výsledkov, propagáciu a dokumentáciu podujatia.
Pri portrétnych alebo individuálne zameraných záberoch budeme podľa okolností vychádzať zo súhlasu dotknutej osoby. Pri primeranej obrazovej dokumentácii verejného podujatia môžeme vychádzať z oprávneného záujmu na informovaní o našej činnosti a uchovaní dokumentácie významného podujatia.
Proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme môžete namietať. Informácie o fotografovaní a možnostiach kontaktovania organizátora môžu byť uvedené aj priamo v mieste konania podujatia.
3.5 Prevádzka a bezpečnosť webového sídla
Technické a bezpečnostné údaje spracúvame v rozsahu potrebnom na:
zabezpečenie funkčnosti webu,
ochranu webu a používateľských účtov,
odhaľovanie chýb a bezpečnostných incidentov,
prevenciu útokov, zneužitia a neoprávneného prístupu.
Právnym základom je náš oprávnený záujem na bezpečnej a spoľahlivej prevádzke webového sídla podľa článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
3.6 Cookies, štatistika a externý obsah
Nevyhnutné cookies používame na zabezpečenie fungovania webu, ochranu webového sídla a uloženie nastavení súhlasu návštevníka.
Štatistické cookies a analytické nástroje používame iba po udelení súhlasu podľa článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Ak analytické meranie nie je aktivované, takéto údaje prostredníctvom analytického nástroja nezhromažďujeme.
Externý obsah, najmä videá YouTube a mapy Google Maps, sa načíta až po udelení príslušného súhlasu. Po jeho načítaní môže poskytovateľ služby spracúvať technické údaje návštevníka podľa vlastných pravidiel ochrany osobných údajov.
Podrobnosti o jednotlivých cookies, službách, účeloch a dobách ich platnosti sa nachádzajú v dokumente Zásady používania súborov cookie (EÚ), ktorý je dostupný v pätičke webového sídla. Súhlas môžete kedykoľvek zmeniť alebo odvolať prostredníctvom nastavení cookies.
4. Odkiaľ osobné údaje získavame
Osobné údaje získavame:
priamo od vás pri komunikácii alebo vyplnení formulára,
od národného komisára, filatelistickej organizácie alebo iného oprávneného zástupcu, ktorý zabezpečuje prihlásenie alebo nomináciu,
od organizačných partnerov výstavy,
z verejne dostupných profesijných alebo organizačných zdrojov, ak je ich použitie primerané účelu výstavy,
automaticky pri používaní webového sídla, a to v rozsahu technických údajov a zvolených nastavení cookies.
Ak osobné údaje nezískame priamo od vás, poskytneme vám príslušné informácie v lehote a spôsobom vyžadovaným článkom 14 GDPR, najneskôr pri prvej komunikácii alebo pred prvým zverejnením údajov, ak sa neuplatňuje zákonná výnimka.
5. Údaje osôb mladších ako 18 rokov
Na výstave sa môžu zúčastniť aj osoby mladšie ako 18 rokov. Ich osobné údaje spracúvame iba v rozsahu potrebnom na prihlásenie, organizáciu a dokumentáciu účasti.
Údaje spravidla získavame prostredníctvom zákonného zástupcu, národného komisára, vedúceho mládežníckej organizácie alebo inej osoby oprávnenej zabezpečiť účasť mladistvého. Pri zverejňovaní individuálnych fotografií alebo ďalších nepovinných údajov rešpektujeme osobitnú ochranu detí a podľa okolností vyžadujeme súhlas zákonného zástupcu.
6. Poskytnutie osobných údajov
Poskytnutie osobných údajov pri bežnej návšteve webu nie je povinné, okrem technických údajov nevyhnutných na jeho bezpečné fungovanie.
Poskytnutie údajov označených ako povinné v prihláške, nominácii alebo inom formulári je potrebné na vybavenie príslušnej požiadavky alebo zabezpečenie účasti na výstave. Bez týchto údajov nemusí byť možné prihlášku, nomináciu alebo požiadavku spracovať.
Udelenie súhlasu s nepovinnými cookies, štatistickými nástrojmi, externým obsahom alebo zverejnením fotografie a adresnej pracovnej e-mailovej adresy je dobrovoľné.
7. Príjemcovia osobných údajov
K osobným údajom môžu mať v nevyhnutnom rozsahu prístup:
poverení členovia a spolupracovníci Zväzu slovenských filatelistov a organizačného výboru SLOVPHILEX 2027,
národní komisári a ďalšie osoby zapojené do organizácie a hodnotenia výstavy,
poskytovatelia webhostingu, technickej podpory, e-mailových a bezpečnostných služieb,
poskytovatelia formulárov, cloudových a kancelárskych služieb, najmä služby používané v rámci Google Workspace,
dodávatelia potrební na organizáciu a zabezpečenie výstavy,
účtovní, právni alebo iní odborní poradcovia,
orgány verejnej moci, ak nám sprístupnenie údajov ukladá právny predpis.
Od poskytovateľov, ktorí spracúvajú osobné údaje v našom mene, požadujeme primeranú ochranu údajov a ich použitie iba na dohodnutý účel.
Údaje určené na verejnú prezentáciu, najmä mená, funkcie, krajiny, fotografie, kontaktné údaje oficiálnych predstaviteľov alebo výsledky výstavy, môžu byť zverejnené na webovom sídle a sprístupnené neurčitému počtu návštevníkov vrátane návštevníkov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.
8. Prenosy do tretích krajín
Niektorí poskytovatelia cloudových, formulárových alebo externých obsahových služieb, najmä spoločnosti skupiny Google prevádzkujúce Google Workspace, Google Forms, YouTube alebo Google Maps, môžu spracúvať údaje aj mimo Európskeho hospodárskeho priestoru.
Ak dochádza k prenosu osobných údajov do tretej krajiny, uskutočňuje sa na základe príslušného právneho mechanizmu podľa GDPR, napríklad rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek alebo iných vhodných záruk.
Externý obsah YouTube a Google Maps sa na našom webovom sídle načíta iba v súlade s nastaveniami súhlasu návštevníka.
9. Doba uchovávania
Osobné údaje uchovávame iba počas obdobia potrebného na účel, na ktorý boli získané.
Pri určovaní doby uchovávania prihliadame najmä na:
trvanie prípravy, uskutočnenia a organizačného uzavretia výstavy,
trvanie komunikácie, účasti alebo iného vzťahu s dotknutou osobou,
zákonné povinnosti týkajúce sa účtovných, daňových a iných dokladov,
lehoty potrebné na uplatnenie alebo ochranu právnych nárokov,
trvanie súhlasu a možnosť jeho odvolania,
bezpečnostné potreby webového sídla,
dokumentačný a archívny význam materiálov o výstave.
Bežnú korešpondenciu vymažeme po vybavení a uplynutí obdobia potrebného na preukázanie spôsobu jej vybavenia. Údaje z prihlášok a organizačnú dokumentáciu uchovávame počas prípravy, konania a uzavretia výstavy a následne počas obdobia potrebného na splnenie zákonných povinností alebo ochranu právnych nárokov.
Údaje spracúvané výlučne na základe súhlasu uchovávame do jeho odvolania alebo do skončenia účelu, na ktorý bol udelený. Doklad o udelení alebo odvolaní súhlasu môžeme uchovať počas obdobia potrebného na preukázanie zákonnosti spracúvania.
Technické a bezpečnostné záznamy uchovávame len počas obdobia potrebného na zabezpečenie a kontrolu prevádzky webu. Po uplynutí príslušnej doby osobné údaje vymažeme alebo anonymizujeme, ak ich ďalšie uchovávanie nevyžaduje právny predpis alebo ochrana právnych nárokov.
10. Oprávnené záujmy prevádzkovateľa
Ak spracúvanie zakladáme na oprávnenom záujme, týmto záujmom je najmä:
riadna organizácia a prezentácia výstavy,
transparentné informovanie o osobách zastávajúcich oficiálne funkcie,
vedenie nevyhnutnej komunikácie,
dokumentácia činnosti a významného verejného podujatia,
ochrana našich práv a právnych nárokov,
zabezpečenie funkčnosti a bezpečnosti webového sídla.
Pred takým spracúvaním posudzujeme, či nad naším záujmom neprevažujú práva a slobody dotknutej osoby. Proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme môžete namietať.
11. Práva dotknutej osoby
Za podmienok stanovených GDPR máte právo:
získať potvrdenie, či spracúvame vaše osobné údaje, a požiadať o prístup k nim,
požiadať o opravu nepresných alebo doplnenie neúplných údajov,
požiadať o vymazanie osobných údajov,
požiadať o obmedzenie spracúvania,
namietať proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme,
získať osobné údaje v prenosnom formáte, ak sú splnené zákonné podmienky,
kedykoľvek odvolať udelený súhlas,
podať sťažnosť alebo návrh na začatie konania dozornému orgánu.
Svoje práva si môžete uplatniť prostredníctvom adresy gdpr@slovphilex2027.sk alebo písomne na adrese prevádzkovateľa. Pred vybavením žiadosti môžeme primeraným spôsobom overiť totožnosť žiadateľa.
Dozorným orgánom je:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Galvaniho 7/B
821 04 Bratislava
Slovenská republika
Web: https://dataprotection.gov.sk/
12. Automatizované rozhodovanie
Pri spracúvaní osobných údajov prostredníctvom webového sídla nevykonávame automatizované individuálne rozhodovanie ani profilovanie, ktoré by malo voči dotknutej osobe právne alebo obdobne významné účinky.
13. Ochrana osobných údajov
Prijímame primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov pred stratou, zneužitím, neoprávneným prístupom, zverejnením, zmenou alebo zničením.
Prístup k osobným údajom majú iba osoby, ktoré ho potrebujú na plnenie svojich úloh a ktoré sú povinné zachovávať dôvernosť údajov.
14. Odkazy na iné webové sídla
Webové sídlo môže obsahovať odkazy na stránky tretích strán, napríklad sociálne siete, webové sídla partnerov alebo poskytovateľov služieb. Po otvorení takéhoto odkazu sa spracúvanie osobných údajov riadi pravidlami príslušného prevádzkovateľa.
Obyčajné odkazy na Facebook, Instagram, YouTube alebo iné externé stránky samy osebe nespôsobujú načítanie ich obsahu ani prenos údajov týmto službám pred kliknutím na odkaz.
15. Zmeny týchto zásad
Tieto zásady môžeme primerane aktualizovať, najmä pri zmene používaných služieb, spôsobov spracúvania alebo právnych požiadaviek. Aktuálna verzia bude vždy zverejnená na tejto stránke spolu s dátumom poslednej aktualizácie.
Posledná aktualizácia: 5. septembra 2026